Micro Business: Preparing for success (Vietnamese)

Tiểu thương: Hoạch Định Để Thành Công

Bắt đầu bằng một doanh thương nhỏ - hay tiểu thương- có thể là chìa khoá dẫn đến một doanh thương chuyên nghiệp lâu bền và phát đạt. Nhưng vì có nhiều doanh thương không sống nổi sau năm năm, vì thế muốn trở thành một thương nhân, quý vị cần có quyết định nghiêm túc. Bản hướng dẫn này giải thích về tiến trình hoạch định và khai trương một doanh thương nhỏ, từ ước tính phí tổn/thâu nhập và tìm nguồn tiền trợ giúp đến hiểu biết về các nhu cầu pháp lý và chuyên gia (bảo hiểm, kế toán, cố vấn thương mại, v.v.) và buôn bán trên mạng điện toán.

Starting a very small—or micro—business can be the key to long-term professional and financial success. But since many businesses do not make it past the first few years, becoming an entrepreneur is not a decision to make lightly. This guide explains the process of planning and launching a micro business, from estimating costs/earnings and finding funding to identifying legal and professional needs (insurance, bookkeeping, business advice, etc.) and doing business on the internet.

Tiểu thương là các công ty rất nhỏ do chủ nhân thành lập chỉ mướn vài nhân viên hay không mướn ai cả. Các công ty này thường làm ở nhà với mức thâu nhập hàng năm dưới $250,000 và có ít tài sản. Các tiểu thương thành công được tạo dựng bằng mọi cách từ một công thức nấu ăn gia truyền của gia đình được nhiều người yêu thích đến tay nghề chuyên môn người ta cần như khâu vá, nhiếp ảnh, dịch vụ sửa máy vi tính hay sửa xe đạp. Nhiều tiểu thương này bắt đầu từ sở thích hay sáng kiến vĩ đại.

Bất kể loại mạo hiểm nào quý vị chọn, muốn kinh doanh thành công còn tùy thuộc vào quý vị biết khôn ngoan chọn các hướng dẫn, có đủ tiền sống sót trong thời gian đầu và đánh giá thành thật khả năng và nhu cầu của quý vị.

Bản hướng dẫn này sẽ giúp quý vị hỏi --và trả lời--nhiều câu hỏi thiết yếu trước khi đi vào con đường kinh doanh. Nếu quý vị quyết định tiến bước, trong đây có các nguồn hướng dẫn, giúp quý vị tạo dựng, quản lý và phát triển cơ sở thương mại của quý vị.

Kế hoạch kinh doanh

Kế Hoạch kinh doanh là môt văn bản cần thiết để diễn tả khái niệm, vòng sơ mục tiêu kinh doanh của quý vị, ước tính các chỉ tiêu phí tổn, và các sách lược chi tiết của quý vị để đạt đến mục tiêu. Quý vị phải có một văn bản kế hoạch kinh doanh chính thức nếu quý vị định gặp công ty cho vay và /hay người hợp tác kinh doanh. Nếu không vì mục đích trên, quý vị không cần phải có một văn bản kế hoạch kinh doanh, nhưng nếu bỏ công ra viết một bản, chắc hẳn cũng không uổng công.

Trước tiên, các chứng minh cho thấy những ai đã viết ra một kế hoạch kinh doanh thường hay thực hiện nó. Trong lúc viết, quý vị sẽ phải đặt các câu hỏi trọng yếu như: Thị trường cho sản phẩm hay dịch vụ của tôi sẽ như thế nào? Ai sẽ cạnh tranh, và làm thế nào tôi khác với họ? Ai sẽ là khách hàng tương lai của tôi? Làm cách nào tôi tìm ra họ? Tốn phí trong năm đầu phải chịu là bao nhiêu? Tiền chi trang đó từ đâu ra?

Nên tránh dùng các từ ngữ phức tạp và cầu kỳ, viết văn bản trong vòng 20 trang hay ít hơn, và bao gồm một trang “tóm lược kế hoạch” làm trang đầu giới thiệu về kinh doanh của quý vị.

Quý vị có thể kiếm các lớp dậy miễn phí hay tính giá phải chăng chuyên dậy viết kế hoạch kinh doanh, thường thường là Cơ Quan Giúp Tiểu Thương SBA (Small Business Administration) hay chi nhánh SCORE hoặc các tổ chức vô vụ lợi khác có mở các khoá dạy này. (Xin xem video của SBA nhan đề “How to Write a Business Plan Video” (Cách Viết một Kế Hoạch Kinh Doanh) Và nhiều trang mạng khác, gồm của SCORE.org và của Nolo, có các mẫu văn bản kế hoạch kinh doanh.

Một kế hoạch kinh doanh thường bao gồm tài chánh – là dự phóng thâu nhập, chi tiêu, tài sản và tiền ra vào.

Bản liệt kê tài chánh quý vị cần có cho kế hoạch kinh doanh chính yếu thường bao gồm:

Bản Tường Trình Lời và lỗ (hay thâu nhập). Đây là bản tường trình tóm lược tiền thâu nhập và chi tiêu của mỗi ba tháng (tam cá nguyệt) và mỗi năm (từng niên). Nó cho biết “tiền chẵn” (net income) của quý vị – đó là số tiền thâu nhập còn lại sau khi đã trừ đi tất cả mọi chi phí.

Bản Cân Bằng Tài Sản (Balance Sheet). Đây là bản tường trình quý vị có sở hữu cái gì và mượn bao nhiêu --hiệu số là giá trị của công ty quý vị làm chủ. (Một công ty gọi là “solvent” có nghĩa công ty đó có thể trả được hết tất cả nợ nếu công ty đã bán hết tất cả tài sản.)

Tường trình tiền ra vào (hay dự đoán). Bản tường trình giúp quý vị tính toán các chi tiêu trong tương lai để bảo đảm quý vị có đủ tiền trả hoá đơn. Một kinh doanh thành công phải có “tiền ra vào” tốt (đôi khi còn gọi là “tiền để sử dụng”) từ tiền thâu nhập và biên lai. Dự đoán có nghĩa là ước tính tiền sẽ thu vào và chi ra cho kinh doanh của quý vị trong một khoảng thời gian điều hành, bao gồm tiền bán, giá cả hàng hoá, tiền trả lương và tiền trả thuế.

Điều quan trọng là đừng phóng đại sự thật hay con số vì nó có thể trở lại ám ảnh nếu quý vị trình bày dự phóng của quý vị cho các công ty cho vay hay người hợp tác làm ăn. Nên thành thật về các khó khăn có thể xảy ra trong kinh doanh, và đưa ra kế hoạch chi tiết để đối phó. Làm như vậy, quý vị có chuẩn bị kỹ hơn để đối mặt với các thử thách, và các công ty đầu tư cũng như người hợp tác kinh doanh không bị ngỡ ngàng xấu.

Trước khi bắt đầu kinh doanh, quý vị nên tự hỏi:

• Ý định của tôi có thực hiện được không? Có nhu cầu không cho các sản phẩm hay dịch vụ của tôi? Tôi có đủ kinh nghiệm và kiến thức để ý tưởng của tôi thăng hoa? Tôi có phải là người có thể tự làm chủ nhân không?
• Kinh doanh này có cơ hội tốt để thành công không? Ai sẽ là người cạnh tranh với tôi? Nếu đã có nhiều kinh doanh này rồi, có cách nào để khắc phục cạnh tranh như mở dịch vụ trong một khu phố khác hay thu hút dân số chưa được phục vụ?
• Làm cách nào tôi thu hút khách hàng? Các dịch vụ có sẵn nào với giá phải chăng có thể giúp quảng cáo để phát triển kinh doanh của tôi?

Cấu trúc kinh doanh của quý vị

Khi bắt đầu kinh doanh, quý vị nên chọn loại cấu trúc kinh doanh nào – thực thể pháp lý nào. Công ty tư nhân (chỉ có một chủ nhân) và công ty hợp tác (có hai hay nhiều chủ nhân) rất dễ và ít tốn kém nhất để thành lập – hay “cấu trúc” – kinh doanh. Các chủ nhân có thẩm quyền quyết định tất cả về kinh doanh của họ, nhưng họ phải báo cáo thâu nhập và lỗ khi khai thuế cá nhân và phải chịu trách nhiệm cá nhân cho tất cả các món nợ liên hệ đến kinh doanh của họ. Nếu kinh doanh thất bại, quý vị phải tự khai phá sản. Nếu không chịu trả nợ hay khai phá sản, hồ sơ điểm tín dụng của quý vị sẽ bị ảnh hưởng xấu.

Công ty tập đoàn là một thực thể pháp lý được tổ chức hợp lệ chiếu theo luật tiểu bang hay liên bang mà nó tách biệt ra khỏi những người làm chủ nó. Các công ty tập đoàn, giống như người, có thể làm chủ bất động sản, nợ chồng chất và kiện hay bị kiện. Trong đa số trường hợp, các chủ nhân của công ty tập đoàn được bảo đảm không bị chịu trách nhiệm cá nhân trong các giao thương của họ hay trong các vụ kiện của công ty.

Công ty giới hạn trách nhiệm LLC (Limited Liability Company) là cấu trúc kinh doanh được thiết kế để gộp chung các tính năng của một công ty tập đoàn và công ty tư nhân hoặc công ty hợp tác. Một công ty giới hạn trách nhiệm LLC được bảo vệ một số tài sản cá nhân và bảo vệ cá nhân không phải chịu trách nhiệm nợ của công ty, và nó là cấu trúc cho một kinh doanh có thể có một hay nhiều chủ nhân.

Có nhiều quy luật cho công ty giới hạn trách nhiệm LLC hơn là cho kinh doanh của một công ty tư nhân hay công ty hợp tác, nhưng nó ít bị ràng buộc bởi nhiều quy luật hơn so với công ty tập đoàn. Luật sư thường tính lệ phí khoảng $1,500 -$2,000 để soạn thảo một văn bản thành lập một kinh doanh LLC. Quý vị có thể tự soạn lấy văn bản LLC mà không cần luật sư, nhưng tiến trình có thể không dễ. Để biết thêm chi tiết, xin đọc trang mạng của Nolo, bài “How to Form an LLC” (Cách Thành Lập một LLC). Các chủ nhân của LLC phải thường xuyên nộp hồ sơ đổi mới hay các hồ sơ tương tự với chính quyền tiểu bang (nhịp độ, phí tổn, v.v. chiếu theo các quy luật của chính quyền tiểu bang nơi chủ nhân đăng trình LLC của họ). Nếu văn bản LLC không hợp lệ, các tài sản cá nhân của quý vị có thể không được bảo vệ.

Khác với công ty tập đoàn (như C-Corp hay S-Corp), một công ty giới hạn trách nhiệm LLC không phải là một thực thể pháp lý (entity) đóng thuế riêng biệt. Sở Thuế Vụ IRS coi LLCs là “pass-through entities,” nghĩa là công ty phải có trách nhiệm đóng thuế kiểu “pass through” (sang qua) thuế cá nhân của chủ nhân thương mại. Nó có thể cho chủ nhân các lợi điểm cụ thể khi khai thuế. (Xin đọc “What Are the Tax Advantages and Disadvantages of an LLC?” (Các Điểm Lợi Và Bất Lợi Nào Của LLC Khi Khai Thuế?)

Quý vị cần cân nhắc các nguy cơ bị khách hàng kiện và/hay quý vị có tài sản cá nhân to lớn để bảo vệ nếu kinh doanh thất bại khi chọn lựa thành lập một kinh doanh kiểu LLC hay công ty tập đoàn.

Không có một cấu trúc pháp lý nào là hoàn hảo cho tất cả các tiểu thương. Mỗi chủ nhân kinh doanh cần cân nhắc nhiều yếu tố, công ty to nhỏ, lợi nhuận và ước đoán trách nhiệm, trước khi làm các quyết định.

Dự trù nhu cầu tài chánh

Theo báo cáo của Văn Phòng SBA chỉ có khoảng một nửa số kinh doanh sống sót sau năm năm hay lâu hơn, và khoảng một phần ba tồn tại 10 năm hay lâu hơn. Nhiều cơ sở kinh doanh thất bại vì họ không đủ tiền trang trải.

Tiền để khởi sự kinh doanh cần có đủ để trang trải cho các chi phí điều hành ít nhất trong một năm. Dự đoán phí tổn để kinh doanh sẽ giúp quý vị chuẩn bị ngân quỹ hỗ trợ cho kế hoạch kinh doanh của quý vị. Để giúp ước tính phí tổn, quý vị nên tham khảo với Văn Phòng SBA hay SCORE (xin xem phần “Các nguồn giúp đỡ hữu ích”). Quý vị nên có các ước tính sau:

Tiền lương cần có: Tiền để sống (nếu quý vị nghỉ việc làm có lương ổn định)

Phí tổn đầu tiên (khởi sự): Các dụng cụ, ráp gắn, tân trang, đặt cọc tiền điện/nước/khí đốt, các giấy phép, và các lệ phí trả cho chuyên gia và pháp lý

Các phí tổn trực tiếp: nguyên liệu hay hàng tồn kho

Các phí tổn chung: tiền mướn, bảo trì, dụng cụ văn phòng và điện/nước/khí đốt

Các phí tổn liên tục: Lương, bảo hiểm, trả tiền lời, thuế lương, và quảng cáo cũng như khuyến mãi

Nhiều công ty nhỏ khởi sự bằng tiền tiết kiệm của người sáng lập, vì thế cách tốt nhất để chuẩn bị kinh doanh là dùng tiền tiết kiệm của quý vị trước đó. Tuy nhiên, nếu không đủ tiền, quý vị có thể mượn thêm. Để mượn được tiền kinh doanh, quý vị phải có điểm tín dụng tốt và có khả năng trả nợ. Các khoản cho vay lớn thường buộc phải có tài sản thế chân.

Yểm trợ kinh doanh có thể nguy hiểm. Quý vị có thể mất tiền túi của mình cũng như bất kỳ các quỹ tài trợ nào khác quý vị đã mượn. Quý vị vẫn có trách nhiệm phải trả nợ cho đến khi trả hết, cho dù công ty của quý vị đã đóng cửa. Nếu quý vị hiện đang được mướn làm việc, và chuyện kinh doanh của quý vị chỉ là việc “phụ,” vẫn nên giữ việc làm của quý vị trong lúc bắt đầu kinh doanh. Nó sẽ giúp giảm tiền quý vị cần tiết kiệm và mượn, trước khi có thể khởi sự công ty của quý vị.

Tìm nguồn tài trợ

Tùy theo vị trí của quí vị, quý vị có thể có một hay nhiều lựa chọn để tìm nguồn tài trợ cho kinh doanh của quý vị trước khi nó “phất” (nghĩa là sinh lời), như sau:

Tự dùng tiền của mình. Nếu quý vị không có tiền mặt để kinh doanh, nên nghĩ đến bán các tài sản để kiếm tiền. Hầu hết các công ty cho vay muốn nhìn thấy quý vị tự bỏ tiền túi ra trước khi đi mượn tiền.

Hùn hạp với người khác. Hợp tác với một người nào có tiền đầu tư vào kinh doanh của quý vị, thí dụ một người về hưu hay một người bạn hoặc thân nhân trong gia đình, có thể giúp công ty của quý vị tồn tại cho đến khi kiếm ra tiền để trang trải chi phí.

Làm đơn mượn một số tiền kinh doanh nhỏ. (Để biết thêm chi tiết, xin xem “SBA Cho Vay” dưới đây.) Quý vị có thể tạo một “hồ sơ mượn tiền,” tập hợp các nguồn tài trợ khác nhau.

Nên nghĩ đến các công ty cho vay để kinh doanh. Nhưng quý vị nên cẩn thận: Trong đa số trường hợp, lãi xuất cho vay sẽ cao hơn nhiều so với vay từ ngân hàng. Nên đọc bài đăng trên NerdWallet để biết điểm lợi và bất lợi của “các công ty cho vay khác” nếu quý vị muốn mượn tiền từ công ty cho vay không phải là ngân hàng (https://www.nerdwallet.com/blog/small-business/small-business-loans-alternative-lending/).

Rút tiền từ hợp đồng bảo hiểm nhân thọ. Nếu bảo hiểm có giá trị tiền mặt cao, quý vị có thể hỏi mượn tiền từ trong hợp đồng bảo hiểm. Nhiều công ty cho vay lên đến 90% giá trị tiền mặt của hợp đồng. Tuy nhiên, quý vị trước tiên cần suy xét, nếu không trả hết nợ trước khi qua đời, liệu quý vị làm cho người thừa kế bị vào thế kẹt hay không. Trang mạng “Simple Dollar” trình bày các lợi điểm và nguy cơ tiềm ẩn nếu ai muốn mượn tiền từ hợp đồng bảo hiểm nhân thọ (http://www.thesimpledollar.com/life-insurance-cash-value/).

Mướn các dụng cụ thay vì mua. Khi mướn, quý vị không bị lệ thuộc vào một số tiền chi tiêu lớn. Dụng cụ cho mướn cũng có thể bao thầu luôn bảo trì và sửa chữa.

Đổi chác — hay trao đổi —tài sản hay dịch vụ. Thí dụ, quý vị là thợ sơn, quý vị có thể sơn tường cho toà soạn báo để đổi lấy một góc quảng cáo trên báo. (Chủ nhân tiểu thương phải báo cáo các giá trị thị trường tương xứng từ sự đổi chác và coi đó như là thâu nhập phải trả thuế).

Tùy vào chỗ ở và loại kinh doanh nào, quý vị có thể được cơ quan “economic development” (kiến thiết kinh tế) trợ giúp. Quý vị nên liên lạc với chính quyền thành phố và tiểu bang để hỏi họ có văn phòng kiến thiết kinh tế hay không. Một số chương trình trợ giúp buộc quý vị phải kiếm ra tiền trước để tương xứng với tiền trợ giúp, hay quý vị tạo ra được việc làm để đủ điều kiện được giúp. Nên hỏi quý vị có thể thay thế tiền kiếm ra bằng cách đóng góp theo kiểu “in-kind” (đồ đạc, hàng hoá hay dịch vụ thay vì tiền mặt) mà giá trị của nó tương xứng với tiền trợ giúp. Để biết thêm chi tiết, xin viếng trang mạng của U.S. Economic Development Administration online.

SBA Cho Vay

The U.S. Small Business Administration là Văn Phòng Giúp Tiểu Thương Hoa Kỳ có chương trình giúp đỡ các chủ nhân tiểu thương đạt được thành công qua chương trình cho vay 7(a) (https://www.sba.gov/funding-programs/loans), đây là chương trình cho mượn tiền lên đến $5 triệu Mỹ kim, chương trình giúp những ai muốn khởi sự, làm chủ, khuếch trương, hay quản lý kinh doanh của họ, nhưng họ không kiếm ra tiền từ các nguồn trợ giúp tài chánh khác hay công ty cho vay không chịu cho vay cho đến khi họ có Văn Phòng SBA bảo đảm.

Chương trình Cho Vay 7(a) cũng giúp chủ nhân tiểu thương thuộc tầng lớp thường hay bị thiệt thòi, chương trình còn giúp đắc lực tiến trình làm đơn xin mượn tiền cho các chủ nhân tiểu thương thuộc nhóm người thiểu số, phụ nữ hay cựu quân nhân hoặc các công ty có thâu nhập thấp hay các vùng nông thôn.

Chương Trình Cho Vay SBA 7(a) buộc chủ nhân tiểu thương phải kinh doanh theo kiểu vụ lợi, có đủ sở hữu trong kinh doanh đó và sử dụng các nguồn tài chánh khác trước khi nộp đơn mượn tiền từ SBA 7(a). Điều lệ cho vay của SBA 7(a) bao gồm lãi xuất và lệ phí được thoả thuận giữa người mượn và công ty cho vay đã được SBA 7(a) thừa nhận. (SBA định đoạt lãi xuất cho vay tối đa là bao nhiêu).

Chương trình này cho vay vốn kinh doanh nhỏ lên tới $50,000 Mỹ kim để giúp các tiểu thương và một số trung tâm giữ trẻ cụ thể điều hành vô vụ lợi mượn tiền, để khởi sự và khuếch trương. Muốn biết thêm chi tiết, xin viếng https://www.sba.gov/loans-grants/see-what-sba-offers/sba-loan-programs/microloan-program%20.

Quý vị liên lạc với Văn Phòng SBA địa phương để có danh sách các công ty cho vay tiền trong vùng quý vị ở, hay viếng https://www.sba.gov/partners/lenders/microloan-program/list-lenders. Quý vị nên đọ giá để kiếm giá tốt. Một khi đã quyết định nộp đơn xin mượn tiền ở công ty nào rồi, quý vị phải nộp các hồ sơ tài chánh và chi tiết về kinh doanh của quý vị cho ngân hàng nào yêu cầu. (SBA giúp quý vị soạn ra các giấy tờ để mượn tiền).

SBA không trợ cấp (grant) để khởi sự và/hay khuếch trương kinh doanh. Nếu kinh doanh thất bại, quý vị sẽ vẫn có trách nhiệm trả nợ.

SBA cũng giúp các thương nhân thuộc nhóm thiểu số và/hay người có kinh tế thấp có hợp đồng với chính quyền liên bang (https://www.sba.gov/contracting), vì chính quyền liên bang phải có một ngân khoản ấn định để ký hợp đồng giao thương với các công ty nhỏ.

Trước khi nộp đơn mượn tiền của SBA, quý vị nên tự hỏi:

• Lợi tiền mặt kiếm được từ kinh doanh có đủ để trả nợ hay không?
• Tôi có thể trả nợ bằng cách dùng tài sản thế chân nếu kinh doanh của tôi thất bại?
• Điểm tín dụng cá nhân của tôi có tốt không?
• Tôi có thâu tiền người ta nợ tôi đúng thời hạn hay không?
• Tôi có làm ra tiền đủ trong quá khứ hay không?
• Tiền bán của tôi có tăng không?
• Tương lai kinh doanh của tôi có tươi sáng không?
• Tôi có ở trong tư thế sẵn sàng để cạnh tranh không?

Nhu cầu về ngân hàng và tín dụng

Nhiều chủ nhân tiểu thương để tiền dùng cho cá nhân và cho thương mại chung với nhau, nhưng Sở Thuế Vụ IRS khuyên nên tách ra làm hai cho rõ ràng. “Trà trộn” giữa các giao dịch cá nhân và thương mại sẽ khó để biết chi thu nào là cho thương mại và sẽ đưa ra nghi vấn các khoản khai chi tiêu để được giảm thuế có đúng không.

Nên mở một trương mục ngân phiếu và xin các thẻ tín dụng dưới tên kinh doanh của quý vị. Nên so sánh các lãi xuất và/hay lệ phí thẻ tín dụng và trương mục ngân phiếu cấp cho thương mại qua ba hay nhiều nguồn cung cấp khác nhau. “NerdWallet” là một trong các trang mạng điện toán so sánh các thẻ tín dụng (https://www.nerdwallet.com/business-credit-cards). Trang này cũng so sánh các trương mục ngân phiếu quảng cáo sẽ cho miễn phí . (Quý vị có thể dò tìm trên mạng điện toán các trang mạng so sánh giống như vậy).

Chi trả giao dịch bằng thẻ tín dụng có thể giúp quý vị quản lý tiền mặt ra vô vì quý vị không phải trả ngay. Một số thẻ cho quý vị “perks,” như được giảm giá hay được trả lại một khoản tiền.

Nhiều chủ nhân tiểu thương dựa vào thẻ tín dụng để mua hàng và theo dõi chi tiêu.

Nhưng dùng thẻ tín dụng để lấy ra tiền mặt trả cho các phí tổn kinh doanh có thể dẫn đến hậu quả quý vị nợ số tiền quá lớn để không trả nổi. Trong đa số trường hợp, quý vị phải chịu trách nhiệm cá nhân cho các chi tiêu trong kinh doanh bằng thẻ tín dụng. Các lần trả bằng thẻ tín dụng cho kinh doanh đều xuất hiện trong các bản báo cáo tín dụng cá nhân của quý vị, vì thế trả tiền trễ hay tiền nợ thẻ tín dụng còn nhiều sẽ ảnh hưởng xấu đến điểm tín dụng của quý vị.

Các thẻ tín dụng dành cho kinh doanh có thể không có thời hạn du di (grace period), là thời hạn không tính tiền lời, nghĩa là quý vị phải trả tiền lời cho tất cả các lần mua hàng, cho dù quý vị trả hết tiền hoá đơn mỗi tháng.

“Line of credit” giúp quý vị tạm thời có tiền mặt khi cần để chi dùng cho kinh doanh trong thời gian ngắn. “Line of credit” khác với tiền nợ vì quý vị chỉ lấy ra đủ số tiền quý vị cần và chỉ trả tiền lời trên số tiền quý vị nợ. Khi cần, quý vị có thể mượn trở lại số tiền đã trả lại.

“Line of credit” thường cho mượn tiền nhiều hơn thẻ tín dụng và quý vị có thể dễ dàng đổi tín dụng của quý vị thành tiền mặt và không phải trả lệ phí. Để biết thêm chi tiết về mượn tiền qua“line of credit” xin vào NerdWallet.com (https://www.nerdwallet.com/blog/small-business/business-line-of-credit/). Cũng giống như làm đơn xin mượn tiền khác, quý vị phải nộp các giấy tờ tài chánh và tin tức về kinh doanh của quý vị tới công ty cho vay.

Để gầy dựng một quá khứ sử dụng tín dụng thương mại, quý vị nên ghi tên vào trong các văn phòng tín dụng thương mại như Duns & Bradstreet (http://www.dnb.com/duns-number.html).

Nhu cầu về pháp lý và chuyên môn

Hầu hết người làm thương mại cần có cố vấn chuyên môn trong một thời điểm nào đó trong cuộc đời kinh doanh của họ--đó là người có thể giúp họ nhận biết và/hay giải quyết các vấn đề khó khăn cụ thể, chuyên gia có các khả năng mà người kinh doanh không có, hay không nhìn ra cơ hội. Một chuyên gia cố vấn giỏi có thể là tài sản to lớn, nhưng họ cũng tính giá khá đắt. Trước khi mướn một chuyên gia cố vấn kinh doanh, quý vị nên duyệt qua các dịch vụ cố vấn và huấn luyện miễn phí của SCORE (tên chính thức là Service Corps of Retired Executives). Những cố vấn có thể làm trên mặt đối mặt hay trên mạng điện toán hoặc trong các buổi huấn luyện.

Nếu quý vị quyết định mướn một cố vấn viên, nên so sánh lệ phí và kiểm tra uy tín của người đó trước khi quyết định.

Nếu trong giai đoạn mới khởi sự, quý vị có thể tìm các hướng dẫn miễn phí hay cố vấn viên tính giá phải chăng và được hỗ trợ bằng cách tham gia vào một “incubator” (gieo mầm). Incubators là các tổ chức giúp người mới kinh doanh bằng nhiều cách. Họ có thể cung cấp dịch vụ cố vấn và huấn luyện, chỗ làm việc, tìm ra các chuyên gia cố vấn và các công cụ hỗ trợ cũng như hướng dẫn khác.

Dù cho có tận dụng các dịch vụ ở ngoài hay không, quý vị phải tuân theo các quy luật về thương mại của chính quyền tiểu bang và liên bang. Các quy định cho một thương mại hợp lệ về thành lập đến duy trì khác nhau tùy theo loại kinh doanh và tùy từng tiểu bang. Văn phòng SBA địa phương, Văn Phòng Thương Mại (Chamber of Commerce), hay văn phòng kiến thiết kinh tế địa phương có thể giúp quý vị hiểu về các quy định này.

Kiểm tra với văn phòng thâu thuế của chính quyền thành phố hay quận hạt và bộ quy hoạch về bằng hành nghề kinh doanh, giấy phép và các quy định cho kinh doanh của quý vị. Ở cấp tiểu bang, quý vị có thể phải có giấy phép bán hàng, giấy tờ khai thuế thâu nhập của kinh doanh và bất kỳ giấp phép nào buộc phải có, cũng như bảo hiểm lao động nếu quý vị mướn nhân viên.

Ở cấp liên bang, quý vị có trách nhiệm phải chứng minh nhân viên của quý vị có quyền được làm việc ở Hoa Kỳ, thâu thuế liên bang từ tiền lương của nhân viên và tuân theo luật trả lương giờ tối thiểu, giờ làm phụ trội và luật cấm mướn trẻ em dưới tuổi đi làm. Quý vị phải ước tính thuế thâu nhập cho bản thân quý vị và trả thuế An Sinh Xã Hội và thuế Medicare cho quý vị và nhân viên. Để thâu thập các tin tức cụ thể về trường hợp của quý vị, nên nghĩ đến tư vấn với một chuyên gia về thuế. Chuyên gia thuế sẽ cố vấn cho quý vị biết tiền thuế thâu nhập ước tính của liên bang và tiểu bang là bao nhiêu cũng như cách được giảm tiền thuế. Để biết thêm chi tiết tổng hợp, xin viếng trang mạng thuế cho tiểu thương và tự làm chủ: “Small Business and Self-Employed Tax Center” của Sở Thuế Vụ (https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed).

Tùy theo kiểu hoạt động kinh doanh của quý vị, chính quyền liên bang cũng có thể buộc quý vị phải có bằng hành nghề đặc biệt hay giấy phép. Quý vị nên coi trong danh sách của SBA để biết mình cần gì (https://www.sba.gov/business-guide/launch/apply-for-licenses-permits-federal-state).

10 Điều Đừng Mắc Phải Khi Khởi Sự:

1. Không hoạch định chính xác
2. Không tự kỷ luật được trong tài chánh
3. Không đủ tiền mặt dự trữ
4. Mắc nợ quá nhiều
5. Không để ý đến mạng điện toán và mạng xã hội
6. Thiếu giao thiệp
7. Không giao phó nhiệm vụ
8. Ra giá quá rẻ
9. Không giỏi trong việc kế toán và giữ hồ sơ
10. Quên kiểm duyệt lại nhu cầu kinh doanh của quý vị

Bảo hiểm

Bảo hiểm là phí tổn không thể tránh được khi làm kinh doanh, vì không có bảo hiểm, kinh doanh của quý vị có thể bị thiệt hại vì một tai hoạ. Có rất nhiều loại bảo hiểm chính cho chủ nhân kinh doanh, bao gồm bảo hiểm thông thường cho kinh doanh, bảo hiểm sản phẩm, kinh doanh bị gián đoạn và bảo hiểm mở tại gia. Các loại bảo hiểm chính xác quý vị sẽ cần còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cơ sở nơi làm kinh doanh nhà kho của tiệm, dùng xe để kinh doanh hay có mướn nhân viên.

Để được tư vấn và biết giá cả, quý vị nên tư vấn với một chuyên gia môi giới bảo hiểm chuyên về bảo hiểm cho tiểu thương. Liên lạc với các hiệp hội thương mại để biết tên của các hãng bảo hiểm có kinh nghiệm bán bảo hiểm cho kinh doanh hay hãng xưởng giống như của quý vị. Quý vị cũng có thể kiểm tra với hãng bán bảo hiểm cá nhân cho quý vị, vì nhiều hãng cũng viết hợp đồng bảo hiểm cho cả cá nhân lẫn kinh doanh. Để bảo đảm có giá cả và lời khuyên tốt nhất, quý vị nên nói chuyện với hai hay nhiều chuyên viên bán bảo hiểm để so sánh các lời đề nghị và giá cả.

Trước khi bàn thảo về bảo hiểm, quý vị nên tự chuẩn bị trước bằng cách quen thuộc với các loại hợp đồng và điều lệ của nó. Trang mạng của Viện Tham Khảo Về Bảo Hiểm “Insurance Information Institute” (www.iii.org) hướng dẫn chi tiết các loại bảo hiểm cho kinh doanh. Và nếu kinh doanh tại nhà, quý vị có thể học hỏi được rất nhiều và biết nhu cầu cũng như các lựa chọn cho quý vị bằng cách đọc tin thư của Cơ Quan Consumer Action, tựa đề về bảo hiểm (https://www.consumer-action.org/news/articles/insurance_issue_spring_2014).

Kinh doanh trên mạng điện toán

Thời nay, sự hiện diện của mạng điện toán rất quan trọng cho hầu hết các cơ sở thương mại – cho dù chỉ làm hay bán trong vùng địa phương. Người tiêu thụ đã bắt đầu có thói quen tìm được những gì họ muốn trên mạng điện toán, từ sản phẩm, dịch vụ hay thông tin. Thiếu một trang mạng điện toán đơn giản cũng có thể làm khách hàng bực mình hay bị mất khách.

Có nhiều công cụ trên mạng điện toán để giúp quý vị tạo một trang mạng riêng. Đây là cách hay và tiết kiệm tiền để bắt đầu, nhất là nếu ngân quỹ eo hẹp và kinh doanh của quý vị không cần có một trang mạng trông “xôm tụ.”

Các công cụ chỉ dẫn tự làm lấy (DIY) trên mạng giúp tạo một trang mạng đơn giản và dễ dàng ngay cả đối với người không có kinh nghiệm trước đó. Và vì hơn 50 phần trăm khách hàng dò tìm mạng điện toán bằng máy di động hơn là bằng máy điện toán, các công cụ dạy tạo trang mạng hay nhất dĩ nhiên cũng tự động tạo các trang mạng “mobile optimized” cho máy di động.

Để biết thêm về các lựa chọn tự tạo trang mạng, quý vị đọc “The Best Website Builders of 2017” của Tạp Chí “PCMag” (https://www.pcmag.com/article2/0,2817,2484510,00.asp).

Dĩ nhiên trước khi bắt đầu tạo một trang mạng riêng, quý vị sẽ cần một cái tên cho trang chủ (domain name). Thí dụ, [url=http://www.mygreatbusiness.com]http://www.mygreatbusiness.com[/url]. Xin đọc bài “Do’s and Don’t of Securing a Domain Name” (Nên và Không Nên Làm Khi Giữ Một Trang Chủ). (https://www.entrepreneur.com/article/219410) để bắt đầu.

Các nhu liệu trên mạng điện toán chỉ cho quý vị tự làm, tạo hình ảnh cho trang mạng của quý vị để giới thiệu đến khách hàng, nhưng quý vị cần có thời gian, kiên nhẫn, khả năng viết và để ý đến chi tiết cho công việc đòi hỏi. Nếu không có các khả năng này, nên tìm người giúp hay làm giùm cho quý vị.

Các công ty chuyên tạo trang mạng có tiếng tăm hay tính giá đắt, và tùy vào loại kinh doanh của quý vị, nó có thể không nhất thiết phải quá chuyên nghiệp. Các chuyên viên tạo trang mạng độc lập thường có giá rẻ hơn, cho dù giá cả vẫn sẽ khác nhau.

Các sinh viên trường đại học cộng đồng hay các trường có dạy về tạo trang mạng cũng có thể là các lựa chọn để quý vị nghĩ đến.

Trước khi mướn ai, nên hỏi họ cho quý vị coi các trang mạng họ đã tạo ra trước đó để quý vị có khái niệm về trình độ và óc thẩm mỹ có giống nhau không, xác định rõ công việc (bao gồm ai sẽ viết lời cho trang mạng,) bàn về tiến trình (thí dụ, tới giai đoạn nào quý vị sẽ cần cho ý kiến) và yêu cầu ước tính giá trước.

Nếu có bán sản phẩm, hầu như quý vị sẽ cần tạo chức năng “shopping cart” (xe đựng hàng sẽ mua) trong trang mạng của quý vị. Tất cả hay hầu hết các công cụ tạo trang mạng hay nhất đều có cho lựa chọn này, do đó, tạo một “shopping cart” không gặp trở ngại gì cho việc bán hàng trên mạng điện toán. Nhưng vì không thể lấy tiền mặt trên mạng điện toán, quý vị sẽ phải tìm cách khác để nhận tiền. Trang mạng có lựa chọn nhận thẻ tín dụng rất quan trọng để thành công cho hầu hết các kinh doanh. Để biết thêm về tiến trình chọn nhận trả bằng thẻ tín dụng, bao gồm các ý kiến ủng hộ, chống đối và phí tổn, quý vị đọc bài “How to Accept Credit Cards Online-for Small Businesses” của FitSmallBusiness.com.

Một khi đã có một trang mạng và nếu cần, có cả “shopping cart” và chức năng nhận trả bằng thẻ tín dụng trong đó, quý vị đã tới giai đoạn thu hút khách hàng vào viếng trang mạng. Cách dễ nhất là bao gồm URL (địa chỉ của trang mạng) vào trong tất cả các nơi quý vị giao tiếp (danh thiếp, mẫu đơn, chữ ký email, cẩm nang, v.v..). Có nhiều sáng kiến khác để thu hút khách hàng viếng trang mạng, quý vị nên tìm trên mạng điện toán các từ sau đây “cách quảng cáo trang mạng của tiểu thương” (how to promote a small business website.)

Trang mạng của quý vị nên bao gồm luôn tính năng gọi tác động (calls to action) để các cố gắng thu hút khách hàng vào trang mạng của quý vị không bị lãng phí. Tùy vào loại kinh doanh của quý vị, nó có thể bao gồm phần hỏi ý kiến khách viếng mua cái gì, liên lạc với quý vị, cho tên của họ và danh sách địa chỉ email của quý vị, yêu cầu nhận tin thư quý vị gởi, yêu cầu biết giá hay giới thiệu đến bạn bè.

Các lỗi lầm nên tránh khi thiết kế trang mạng

• Thiết kế trước khi định hướng thị trường và mục tiêu.
• Thiết kế quá cầu kỳ hay quá sơ sài.
• Thiết kế trang mạng quá sặc sỡ hay rườm rà.
• Nội dung quá nhiều.
• Đánh máy sai chính tả và nhiều lỗi lầm khác.
• Không có ai bình phẩm trang mạng của quí vị trước khi phổ biến ra.
• Không cập nhật nội dung trang mạng.
• Không dễ cho người viếng đặt hàng.

Sổ sách kế toán kinh doanh

Một khi đã làm kinh doanh, làm sổ sách kế toán là công việc liên tục, nghĩa là quý vị sẽ cần bỏ thời giờ ra làm hay mướn người nào làm việc này thường xuyên. Sổ sách chính xác rất quan trọng cho bất kỳ kinh doanh nào. Sổ phải bao gồm các biên lai thâu nhập và hồ sơ cho mỗi lần bán, trả tiền và chi phí. Giữ sổ sách chính xác sẽ giúp quý vị theo dõi sâu xát lợi nhuận và giá trị kinh doanh của quý vị. Nên nhớ làm mất các biên lai chi tiêu cho kinh doanh sẽ không thể dùng nó để được giảm thuế, nên quý vị phải trả thuế nhiều hơn. Tạo một thói quen giữ sổ sách thật tốt có thể tiết kiệm hàng ngàn Mỹ kim cho quý vị sau này.

Dùng các dụng cụ kế toán bằng điện toán giúp quý vị làm sổ sách chính xác, nhanh chóng, và dễ dàng hơn ngày xưa. “Quickbook” là công cụ kế toán điện toán phổ thông cho tiểu thương, nhưng cũng có nhiều công ty khác.

Tìm một hệ thống kế toán nào thích hợp nhất cho quý vị để quí vị quản lý các hồ sơ tài chánh trong kinh doanh là một trong những chuyện phải làm. Nếu cần, mướn một người nào vài tiếng đồng hồ mỗi tuần hay mỗi tháng cho họ giúp quý vị.

Trước khi dùng hệ thống giữ sổ sách, quý vị sẽ phải chọn giữa hai phương thức kế toán cho kinh doanh: dựa trên nền tảng tiền mặt (cash basis) và tiền tính lũy (accrual). Sự khác biệt chính giữa hai phương thức này là thời gian ghi xuống tiền thâu và chi.

Dùng phương thức tiền mặt, quý vị ghi trong sổ khi nhận tiền và khi trả tiền cho các chi tiêu.

Dùng phương thức tính lũy, quý vị sẽ ghi lại các biên lai khi nhận được cho dù tiền sẽ nhận hay trả không ngay lúc đó.

Phương thức nào quý vị cần chọn tùy vào các yếu tố cầu trúc kinh doanh của quý vị (công ty tư nhân LLC, v.v), loại kinh doanh của quý vị là dịch vụ hay là nhà kho tích trữ (sản phẩm) và quý vị có cho khách hàng mua trước trả sau không (trương mục phải thu-Acounts receivable).

Chọn phương thức kế toán nào sẽ có ảnh hưởng đến chuyện khai thuế, do đó cách hay nhất là quý vị tư vấn với một chuyên gia về thuế trước khi chọn phương thức nào. Nolo có bài viết về hai phương thức tính sổ sách trong bài “Cash vs Accural Accounting.”

Các nguồn giúp đỡ

Các cơ quan của chính quyền tiểu bang, liên bang và địa phương cũng như nhiều hội đoàn vô vụ lợi có nhiều nguồn giúp đỡ cho tiểu thương thành công. Các trợ giúp thường miễn phí hay tính giá phải chăng.

The U.S. Small Business Administration (Văn Phòng Giúp Tiểu Thương ở Hoa Kỳ) (800-827-5722) có nguồn hướng dẫn và dịch vụ phong phú và miễn phí – bao gồm cho chủ nhân tiểu thương vay tiền. Thêm vào đó, văn phòng còn có mạng lưới chi nhánh địa phương và hợp tác với các công ty cho vay cũng như các hội đoàn công cộng/tư nhân khác để giúp tiểu thương.

SCORE (800-634-0245) là cơ quan có các cố vấn viên tình nguyện có mặt toàn quốc để cố vấn miễn phí và riêng tư cho các tiểu thương.

Small Business Development Centers (SBDC) là Trung Tâm kiến thiết có các nguồn giúp đỡ tiểu thương miễn phí, huấn luyện và cố vấn từng người tùy theo nhu cầu đặc biệt về thị trường, tài chánh, kiếm vốn và các giúp đỡ khác.

The Association for Enterprise Opportunity là Hiệp Hội hợp tác với các hội đoàn khác cấp vốn và dịch vụ trợ giúp cho các thương nhân hay bị thiệt thòi để họ khởi sự, ổn định và khuếch trương cơ sở kinh doanh của họ.

The Better Business Bureau là văn phòng loan tin đạo đức nghề nghiệp của cơ sở kinh doanh, tiêu chuẩn quảng cáo và cách đừng bị lừa.

The Minority Business Development Agency là một cơ quan của Bộ Công Thương Hoa Kỳ (U.S. Department of Commerce) làm việc qua mạng lưới toàn quốc của Trung Tâm Thương Mại MBDA, liên đới các thương nhân người thiểu số vào nguồn tài trợ vốn, hợp đồng và thị trường mà họ cần để phát triển cơ sở kinh doanh.

Entrepreneur.com cung cấp các mẹo vặt và các hướng dẫn trên mọi khía cạnh kinh doanh.

The Internal Revenue Service (IRS) cung cấp miễn phí các tin tức liên quan đến thuế, mẫu đơn và bản tính toán cho mọi loại kinh doanh từ nhỏ đến lớn.

Published / Reviewed Date

Reviewed: November 28, 2018

Download File

Micro Business: Preparing for success (Vietnamese)
File Name: Micro_Business_2017_VN.pdf
File Size: 1.46MB

Sponsors

Notes

This guide was created by Consumer Action’s Managing Money Project

Filed Under

Credit   ♦   Micro Business   ♦  

Copyright

© 2017 –2024 Consumer Action. Rights Reserved.